Op maat gebouwde MTB laptimer voor de club in Bergschenhoek

De mountainbike club in Bergschenhoek beheert sinds een paar jaar de track Dirty Hill, op dit moment de meest gewilde MTB-baan in de regio Rotterdam. Wat begon als een lokaal initiatief van een handvol enthousiastelingen is uitgegroeid tot een vaste plek voor trainingen, clubraces en kampioenschappen. Op een drukke trainingsavond rijden er meerdere groepen door elkaar, en wie als vrijwilliger met een stopwatch achter de finishlijn staat weet hoe snel handmatig tijd opnemen onhoudbaar wordt. De vraag was dus simpel en concreet: bouw een tijdregistratiesysteem dat past bij hoe de club werkt.

De uitdaging

Wie online zoekt naar laptimer software loopt al snel tegen 2 soorten producten aan. Aan de ene kant zijn er commerciele timing systemen voor profevenementen die uitgaan van een afgesloten parcours, een betaalde licentie en een operator met training. Aan de andere kant staan losse stopwatch apps op telefoons die voor 1 renner werken maar niet voor een hele groep. Geen van beide past op een community baan waar ‘s avonds 30 leden in 4 verschillende niveau groepen rijden, terwijl er ook nog ruimte moet zijn voor een proefritje van een nieuwe lid.

Wat de club nodig had was iets daartussenin. Een systeem dat door een vrijwilliger zonder voorkennis bediend kan worden. Een interface die laat zien wat er nu gebeurt, niet een dashboard met 50 instellingen. Een live scherm waar familie en publiek de tijden zien lopen tijdens een race. En een resultatenoverzicht dat na afloop snel printbaar is. Geen abonnement, geen verbinding met een externe server, geen wachtwoord dat over een jaar vergeten is.

Onze aanpak

We hebben gekozen voor 3 ontwerprichtlijnen die de rest van het project hebben bepaald.

Ten eerste: alles draait lokaal. De software start op een gewone laptop bij de finishlijn, leest passages uit van een UHF RFID antenne, en toont het resultaat in de browser. Geen cloud, geen mobiele dekking nodig, geen account. Een vrijwilliger drukt op de start knop en het systeem draait. Bij stroomuitval is een herstart genoeg, alle data staat lokaal opgeslagen.

Ten tweede: 1 codebase voor 3 schermen. De operator-interface, het publieksscherm en de printbare race uitslag delen dezelfde achterliggende data. Geen synchronisatie problemen, geen aparte exports. Wat de operator op zijn scherm ziet, is wat de toeschouwers op het grote scherm zien.

Ten derde: meerdere groepen tegelijk. De club rijdt vaak 3 of 4 niveaus door elkaar tijdens 1 avond. Elke groep krijgt zijn eigen timer met startverschil, eigen rondetelling en eigen finish moment. Een renner die toevallig in beeld komt van een andere groep wordt automatisch aan de juiste groep toegekend op basis van de transponder.

Wat we hebben gebouwd

• Laptijdregistratie via UHF RFID transponders die elke renner aan stuur of helm draagt, met passages die als ronde worden geboekt zodra ze de antenne kruisen
• Operator interface in de browser waarin een vrijwilliger races start, pauzeert, finishmodus kiest en deelnemers toevoegt zonder commandoregels of configuratiebestanden aan te raken
• Live publieksdisplay op een aparte URL die op een groot scherm bij de finishlijn draait en realtime de huidige rondetijd, beste tijd en posities toont
• Sector display voor splittijden op specifieke punten van de baan, ingezet bij wedstrijden waar het verschil per stuk parcours interessant is
• Kampioenschap met puntensysteem dat per seizoen de uitslagen optelt en standings produceert per categorie, inclusief PDF-export
• Dual finish modus ofwel volle wedstrijdtijd plus 1 ronde, ofwel volle wedstrijdtijd hard, voor 2 verschillende race formats die de club hanteert
• Simulatiemodus waarmee een avond zonder echte renners getest kan worden, handig voor nieuwe vrijwilligers die de bediening willen oefenen
• Cross platform ondersteuning voor Windows en Mac, omdat de club geen voorgeschreven besturingssysteem hanteert
• Eigen branding onder de naam Rubotics Laptiming met een PDF resultaten template, een footer in elke print, en een commerciele tussen scherm dat draait wanneer er geen race actief is

Onder de motorkap is het Python op de backend, een lichte web frontend, en directe USB communicatie met de RFID lezer. 258 geautomatiseerde tests dekken de logica voor timer, finishmodus, kampioenschapspunten en simulatiemodus af. Een testbare codebase is voor een sport-tech systeem belangrijker dan voor een marketing site, want een fout midden in een race herstellen is niet altijd mogelijk.

Het resultaat

Het systeem draait inmiddels op trainingsavonden en clubraces. De installatie bij de baan is een laptop, een antenne en een groot scherm, dat is letterlijk alle hardware die ter plaatse staat. Het opzetten op een avond duurt minder dan 5 minuten, en is voor elke vrijwilliger die de korte handleiding heeft gelezen werkbaar. De software is door de club zelf in gebruik genomen zonder dat wij erbij hoeven te zijn, en dat was een expliciet doel vanaf de eerste schets.

Wat ons opviel tijdens de eerste echte clubrace, is dat het publieksscherm de avond verandert. Familieleden die normaal in de auto wachten of naast de baan staan zonder duidelijk overzicht, lopen nu naar het scherm en volgen rondetijden van hun zoon, dochter of partner. Een trainingsavond voelt opeens als een evenement, en daar is het systeem voor de club uiteindelijk om begonnen. Een rondetijd op een groot scherm is voor een 12 jarige renner letterlijk meer waard dan een gemiddelde wedstrijd plek, omdat het direct iets is om naar te streven.

In productie meten we niet hoe goed de timing is, dat is een gegeven van de RFID-technologie zelf. We meten 3 andere zaken. Of vrijwilligers het zelfstandig kunnen bedienen op een avond zonder dat een ontwikkelaar achter de schermen klaar zit. Of het systeem het uithoudt op koude regenavonden waar laptopaccu’s en USB verbindingen het wel eens lastig hebben. En of de PDF uitslag eruitziet zoals de club hem wil printen voor een prijsuitreiking, met de juiste logo positie en geen lege pagina’s. Op die 3 punten staat het systeem en evolueert het verder met directe feedback van de club.

Wat dit betekent voor uw bedrijf

Niet elke ondernemer heeft een MTB-baan, maar veel ondernemers hebben wel een proces dat in standaard software net niet past. Een verhuurbedrijf met eigen logica voor materieel reservering. Een vereniging met een ledenadministratie die te specifiek is voor een algemeen pakket. Een productieproces waar 2 of 3 metingen samenkomen en niemand de stappen achter elkaar logt. Een evenement-organisator die deelnemers, betalingen en startnummers nu in 4 verschillende tools bijhoudt. Voor dat soort vraagstukken is een maatwerk oplossing geen luxe, maar een manier om het probleem definitief op te lossen in plaats van er steeds omheen te werken.

Wat dit project laat zien, is dat een focus op precies de juiste functies vaak goedkoper uitvalt dan een groot generiek pakket waar u 70% van betaalt en niet gebruikt. De Dirty Hill laptimer doet niet meer dan de club nodig heeft, en juist daardoor is hij betrouwbaar. Geen instellingenmenu met 50 vinkjes, geen 6 verschillende inlog niveaus, geen modules die alleen voor andere klanten bestaan. Wel een interface waar een nieuwe vrijwilliger binnen 10 minuten mee uit de voeten kan. Datzelfde principe past op de meeste bedrijfsprocessen.

Wij bouwen dit soort systemen onder de noemer Maatwerk AI-project. De prijs hangt af van de scope, omdat een kleine procesregistratie iets anders is dan een volledig timing systeem met live displays. Wat altijd hetzelfde blijft: we beginnen met een kosteloos kennismakingsgesprek waarin u uw situatie schetst en wij eerlijk inschatten of een maatwerk oplossing zinvol is, of dat u beter af bent met een bestaand product. Geen verkoopgesprek, een gesprek over of het past.

Wilt u verkennen of voor uw situatie een eigen systeem zinvol is, plan dan een kennismaking van 30 minuten. U krijgt een eerlijke inschatting, een ruwe scope, en een prijsindicatie als het past. Geen verplichting tot vervolg.